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Ferramentas permitem controle de finanças e operações

Pesquisa revela que 86% dos pequenos negócios brasileiros têm acesso à internet de alta velocidade, mas apenas 27% deles possuem sistemas de gestão integrados. Os dados são da Agência Brasileira de Desenvolvimento Industrial (Abdi) em parceria com o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae).

Em 2024, foram criadas 2,8 milhões de novas pequenas empresas, concentradas principalmente em serviços (61%) e comércio (25,6%), totalizando milhões de empregos em todo o país e contribuições para o PIB brasileiro. Apesar da relevância econômica, a “Pesquisa de Maturidade Digital 2024” realizada por Abdi e Sebrae revelou que as pequenas e médias empresas (PMEs) brasileiras têm um índice médio de digitalização: 35 pontos em escala de 0-80.

Organizar as informações de qualquer tipo de negócio requer disciplina. “Para muitas pequenas empresas, a planilha é o primeiro passo rumo à gestão estruturada”, pondera o especialista em gestão industrial e sócio da Nomus, Thiago Leão. “Com organização básica e acesso aos dados certos, é possível tomar decisões mais conscientes, evitar desperdícios e manter a saúde financeira do negócio, mesmo com recursos limitados.” Entre as planilhas que fazem a diferença em uma empresa, oito se destacam como essenciais.

1. Planilha de controle de estoque: visão além do “olhômetro”

Há pequenos empresários que acreditam que o controle visual do estoque é suficiente. O consultor do Sebrae-SP, Fabiano Nagamatsu, explica que com uma planilha, quando um fornecedor chega, é possível falar na hora se precisa ou não de mais produto.
A planilha de controle de estoque grátis deve conter dados como número de pedidos, status de entrega e o número em estoque. Dependendo do tamanho do negócio, o recomendável é trabalhar com o auxílio de softwares para um controle mais eficiente.

2. Planilha de fluxo de caixa: o coração financeiro do negócio

A planilha de fluxo de caixa é considerada essencial para que o empresário saiba se há dinheiro na conta do negócio. Para um controle perfeito, o acompanhamento diário de entradas e saídas financeiras deve ser feito com dedicação e disciplina, segundo o especialista financeiro Maurício Galhardo, em entrevista à imprensa. A planilha também deve conter gastos fixos como luz, água e salários dos funcionários.

O documento tem uma característica temporal, podendo ser diário, semanal, mensal ou anual, trazendo componentes de projeção ou estimativa. É importante considerar os saldos de ciclos anteriores para compor as disponibilidades nos ciclos posteriores.

3. Planilha de precificação: definindo valores justos e lucrativos

Definir preços adequados é fundamental para qualquer negócio. Uma planilha de precificação leva em consideração os custos e as margens de lucro, garantindo que seus produtos tenham um preço justo. Para pequenos empresários, a ferramenta representa uma saída para conseguir competir de igual para igual sem estourar o orçamento.

Nagamatsu reforça que é interessante que um empresário tenha uma visão ampla do seu negócio e um planejamento, já que com os controles é possível desenhar estratégias para crescer.

4. Planilha de controle de vendas: mapeando o desempenho comercial

Essa planilha ajuda os empreendedores a compreender como sua empresa fatura. Além do valor bruto das vendas, é possível saber qual é o número de clientes convertidos e não convertidos, qual vendedor vendeu mais e quais foram os itens com maior demanda.
Esses números são importantes para a base da gestão de vendas, pois permitem extrair o ticket médio, ter o número de itens por venda e valor médio de cada item. A planilha de controle de vendas ainda pode combinar funções de fluxo de caixa com estoque, permitindo discriminar a data da venda, o produto vendido, o valor da mercadoria e o comprador.

5. Planilha de cadastro de clientes: base para estratégias de marketing

Nome, endereço, e-mail e telefone para contato são informações dos clientes que podem auxiliar o empreendedor nas ações de marketing da empresa. Nagamatsu exemplifica que um microempresário pode interagir nas redes sociais, fazer convites e mandar e-mails com promoções da loja.

Ao concentrar essas informações em local único, o microempreendedor consegue agilizar o processo de comunicação. Essa planilha facilita também o acesso às informações de fornecedores, incluindo dados como cargo do contato, telefone e outras anotações relevantes.

6. Planilha de controle de despesas: panorama completo dos gastos

Registrar todas as despesas da empresa, desde pequenos gastos até grandes investimentos, oferece uma visão ampla das finanças e facilita decisões bem fundamentadas. Esse tipo de planilha permite separar contas prioritárias das secundárias, assim como também podem ser separadas as contas pessoais das profissionais.

Além de favorecer um controle de despesas maior, é possível realizar o controle de investimentos, lucros, gastos e receita que sobra, conforme explicado pelo Sebrae. A ferramenta mostra também o percentual que cada despesa representa no faturamento da empresa, fornecendo uma visão estratégica para tomada de decisões.

7. Planilha de recursos humanos: gestão melhorada do seu negócio

As planilhas especializadas são uma solução acessível para automatizar processos complexos, especialmente com a obrigatoriedade legal estabelecida pelo Artigo 74 da CLT, que determina registro de horários para estabelecimentos com mais de dez funcionários.
Facilitar os processos como gestão de férias, avaliação de desempenho por competências e obtenção de indicadores de RH automatizados (incluindo cálculo de turnover, absenteísmo e produtividade) são apenas alguns dos benefícios desse tipo de planilha.

Empresas especializadas costumam oferecer modelos gratuitos online, incluindo recrutamento, onboarding, pesquisa de clima organizacional e cálculo de horas extras automatizado.

8. Planilha de gerenciamento de projetos: análises aprofundadas a um clique de distância

As planilhas de gerenciamento de projetos são uma alternativa acessível a softwares robustos, incorporando funcionalidades avançadas como controle orçamentário, gestão de riscos e gráficos de Gantt, que permitem a visualização completa do planejamento temporal de tarefas de um projeto, mostrando início, duração e fim de cada atividade.

Alguns modelos mais atualizados apresentam dados de avanço, orçamento e risco através de indicadores visuais que facilitam tomadas de decisão rápidas, algo essencial para PMEs com recursos limitados. Plataformas gratuitas, como o Google Planilhas, incorporam Inteligência Artificial através do Gemini para detectar padrões e, em casos mais complexos, realizar análises aprofundadas e sugerir formas de economizar tempo (e erros) na gestão de projetos empresariais.

FONTE: Varejo S.A