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Registro digital das entregas reduz gargalos operacionais, amplia a rastreabilidade
e conecta logística, financeiro, atendimento e trade marketing
Em operações de distribuição que envolvem milhares de entregas e múltiplos pontos de destino, a chegada da mercadoria não encerra o processo logístico. A confirmação de que o produto foi recebido é uma informação estratégica para diferentes áreas da empresa e pode influenciar desde o atendimento ao cliente e os processos financeiros até o acompanhamento da disponibilidade de produtos nos pontos de venda.
É nesse cenário que o comprovante de entrega digital ganha espaço. Ao substituir o tradicional canhoto de papel por um registro eletrônico, a tecnologia reduz o intervalo entre a realização da entrega e a disponibilidade da informação. O que antes dependia do retorno e do armazenamento de documentos passa a integrar o fluxo de dados da operação.
O modelo físico pode gerar uma série de gargalos. Canhotos estão sujeitos a extravio, danos e falhas de armazenamento e, dependendo da estrutura da operação, podem chegar à empresa dias depois da entrega. Esse intervalo dificulta a localização de informações, aumenta o tempo de resposta a questionamentos e pode atrasar processos internos que dependem da comprovação do recebimento.
Com o registro feito no momento da entrega, diferentes áreas passam a trabalhar com a mesma informação, sem depender do deslocamento físico dos documentos. Isso amplia a visibilidade da operação e permite identificar e tratar eventuais ocorrências com maior agilidade.
“Quando a informação sobre a entrega fica disponível mais rapidamente, a empresa passa a ter uma visão muito mais integrada da operação. O comprovante deixa de ser apenas um documento arquivado e passa a fazer parte do fluxo de informação que apoia a tomada de decisão”, afirma Fernando Passos, CEO da Mundial.
Da entrega ao ponto de venda
Os efeitos dessa transformação ultrapassam a área de logística. Em operações de distribuição nas quais a disponibilidade do produto no ponto de venda é determinante para o desempenho comercial, ter visibilidade sobre quando, onde e em que condições uma entrega foi realizada contribui para uma gestão mais precisa da cadeia de abastecimento.
Essa informação também é relevante para o trade marketing. A confirmação da entrega permite acompanhar a disponibilidade dos produtos nos estabelecimentos e cruzar dados da distribuição com as necessidades de cada ponto de venda. Em uma operação de grande escala, essa visibilidade ajuda a identificar desvios, acompanhar o cumprimento de prazos e agir rapidamente diante de ocorrências.
Para o atendimento ao cliente, significa mais agilidade na localização de comprovantes e na resposta a dúvidas sobre entregas. No financeiro, pode acelerar processos que dependem da confirmação do recebimento. Já para a logística, os registros facilitam o monitoramento da operação e a identificação de gargalos.
Há ainda um ganho na gestão documental. Em vez de manter grandes volumes de canhotos físicos, sujeitos a perdas e que exigem localização manual, as equipes passam a contar com registros organizados e de consulta mais simples, inclusive em processos de conferência e auditoria.
Quando o comprovante deixa de ser documento e passa a ser dado
A evolução do comprovante de entrega acompanha uma transformação mais ampla na gestão logística: documentos que antes serviam principalmente como evidência de uma etapa concluída passam a alimentar outros processos da operação.
Na Mundial Logistics, os comprovantes integram o ecossistema tecnológico utilizado na gestão logística e podem ser consultados pelo Portal Mundial, plataforma que reúne informações relacionadas às operações da companhia.
A empresa também utiliza inteligência artificial para facilitar essa consulta. Por meio da M.IA, integrada aos sistemas da companhia e disponível via WhatsApp, os usuários podem solicitar informações sobre entregas e acessar o respectivo comprovante sem precisar realizar uma busca manual nos sistemas.
“O ganho não está apenas em eliminar o documento físico. Está em transformar o comprovante em uma informação acessível, rastreável e integrada à operação. Isso permite que diferentes áreas trabalhem a partir da mesma informação e tomem decisões com mais rapidez”, explica Passos.
Nesse cenário, o valor do comprovante vai além da confirmação de que uma entrega foi concluída. Quando integrado aos demais dados da operação, o registro pode apoiar análises, facilitar a tomada de decisão e aproximar áreas que dependem das mesmas informações para conduzir seus processos.
Para empresas que trabalham com distribuição nacional, grande volume de entregas e múltiplos clientes e pontos de destino, essa mudança reforça uma nova relação entre logística e informação. Quanto menor o intervalo entre a realização da entrega e a disponibilidade do dado, maior a capacidade de acompanhar a operação, responder a demandas e identificar oportunidades de melhoria.
FONTE: Varejo S.A